行政机关负责人有正当理由不能出庭的，应当提交相关证明材料，并加盖行政机关印章或者由该机关主要负责人签字认可。《最高人民法院关于行政机关负责人出庭应诉若干问题的规定》第九条行政机关负责人有正当理由不能出庭的，应当提交相关证明材料，并加盖行政机关印章或者由该机关主要负责人签字认可。人民法院应当对行政机关负责人不能出庭的理由以及证明材料进行审查。行政机关负责人有正当理由不能出庭，行政机关申请延期开庭审理的，人民法院可以准许；
人民法院也可以依职权决定延期开庭审理。
二、提起行政诉讼的条件
根据《行政诉讼法》第49条规定，行政诉讼案的起诉必须具备以下条件：
（一）原告合法。
原告必须是认为具体行政行为侵犯其合法权益的公民、法人或者其他组织。
如行政机关处罚的是李某，那么就不能以李某妻子的名义起诉，只能以李某名义起诉。
（二）被告合法。
被告必须是行政机关或者法律、法规规定授权实施行政行为的组织，并必须指出谁是被告。
如张某的营业执照被吊销，被告应是吊销其执照的工商管理局，而不是某位具体工作人员。
（三）起诉的理由合法。
必须有具体的法律依据，明确的诉讼请求和确切的事实依据。
（四）符合受案范围和受诉法院管辖。
起诉案件的受理范围应在《行政诉讼法》第12条规定的范围之内，投诉的法院也应是《行政诉讼法》所规定的有管辖权的法院。
依据《关于行政机关负责人出庭应诉若干问题的规定》的规定，行政机关负责人出庭应诉的，对提交的材料没有作出定，如果不能出庭应诉的，应当提交相关证明材料，加盖行政机关公章。
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